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Unternehmen mit Sitz im Ausland stehen beim Versand von Geschäftspost nach Deutschland häufig vor einer praktischen Herausforderung: Rechnungen, Mahnungen, Vertragsunterlagen oder Kundeninformationen müssen physisch zugestellt werden, obwohl die Dokumente bereits digital vorliegen.

Mit onlinebrief24.de können Unternehmen ihre fertigen Dokumente elektronisch übermitteln. Anschließend übernimmt onlinebrief24.de den Druck, die Kuvertierung, Frankierung und die Übergabe an die Deutsche Post.

So lässt sich Geschäftspost nach Deutschland versenden, ohne am eigenen Standort einen vollständigen Druck- und Postprozess organisieren zu müssen.

Geschäftspost digital nach Deutschland versenden
Der Versand eignet sich für unterschiedliche Arten geschäftlicher Korrespondenz, zum Beispiel:

• Rechnungen und Zahlungsinformationen
• Mahnungen
• Vertragsunterlagen
• Kundeninformationen
• Serienbriefe
• Schreiben aus Buchhaltung und Verwaltung
• Mitteilungen an Mitglieder oder Geschäftspartner

Die physische Verarbeitung erfolgt in Deutschland. Dadurch müssen Briefe nicht zunächst im Ausland produziert und anschließend international nach Deutschland transportiert werden.

Gerade für Unternehmen, die regelmäßig deutsche Kunden oder Geschäftspartner postalisch erreichen, kann dies Abläufe vereinfachen.

Verschiedene Übertragungswege für unterschiedliche Arbeitsabläufe
Je nach Versandvolumen und technischer Umgebung stehen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung.

Dokumente können direkt über den Briefversand im Browser hochgeladen werden. Neben PDF-Dateien unterstützt onlinebrief24.de auch verschiedene Word- und Textformate wie .doc, .docx, .dot, .dotx und .odt.

Damit kann beispielsweise ein in Microsoft Word erstellter Geschäftsbrief direkt hochgeladen werden, ohne ihn zuvor selbst als PDF speichern zu müssen.

Darüber hinaus stehen folgende Übertragungswege zur Verfügung:

• Druckertreiber für Windows und macOS
• SFTP-Schnittstelle
• REST-API

Damit lässt sich der Briefversand sowohl manuell als auch automatisiert in bestehende Unternehmensprozesse integrieren.

Weniger manueller Aufwand im Büroalltag
Beim klassischen Briefversand fallen zahlreiche einzelne Arbeitsschritte an. Dokumente müssen gedruckt, gefaltet, kuvertiert, frankiert und anschließend an einen Postdienstleister übergeben werden.

Bei onlinebrief24.de übernimmt der Dienstleister diese Schritte nach der digitalen Übertragung der fertigen Dokumente.

Dies kann insbesondere für Unternehmen interessant sein, die regelmäßig Geschäftspost versenden oder deren Mitarbeitende an unterschiedlichen Standorten arbeiten.

Für automatisierte Prozesse können beispielsweise ERP-, CRM- oder Abrechnungssysteme über SFTP oder die REST-API angebunden werden.

Flexible Nutzung ohne Mindestversandmenge
onlinebrief24.de kann unabhängig vom regelmäßigen Versandvolumen genutzt werden.

Es gibt keine verpflichtende Mindestversandmenge und keine Grundgebühr. Berechnet werden die jeweils beauftragten Druck- und Versandleistungen.

Damit eignet sich die Lösung sowohl für gelegentliche Sendungen als auch für wiederkehrende Geschäftspost.

Reverse Charge für Geschäftskunden innerhalb der EU
Für Unternehmen mit Sitz in einem anderen Mitgliedstaat der Europäischen Union kann auch die umsatzsteuerliche Behandlung eine Rolle spielen.

Unter den entsprechenden Voraussetzungen kann bei grenzüberschreitenden B2B-Leistungen das Reverse-Charge-Verfahren zur Anwendung kommen. In diesem Fall wird die deutsche Umsatzsteuer nicht durch onlinebrief24.de berechnet. Stattdessen geht die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger im jeweiligen EU-Mitgliedstaat über.

Voraussetzung ist unter anderem, dass die notwendigen Unternehmens- und Steuerdaten korrekt hinterlegt sind.

Welche umsatzsteuerliche Behandlung im Einzelfall gilt, hängt vom Unternehmenssitz und den jeweiligen steuerlichen Voraussetzungen ab.

Gemeinsamer Briefversand für internationale Teams
Auch Unternehmen, in denen mehrere Mitarbeitende mit dem Briefversand arbeiten, können den Prozess zentral organisieren.

Über die Benutzerverwaltung lassen sich eigene Zugänge für einzelne Mitarbeitende einrichten. Jeder Benutzer sieht und verwaltet seine eigenen Versandaufträge, während der Administrator den Überblick über das gemeinsame Kundenkonto behält.

Zusätzlich können Kostenstellen genutzt werden, um Sendungen beispielsweise verschiedenen Abteilungen, Projekten, Standorten oder Mandanten zuzuordnen.

Datenschutz beim digitalen Dokumentenversand
Geschäftliche Dokumente enthalten häufig personenbezogene, finanzielle oder andere vertrauliche Informationen. Entsprechend wichtig sind geregelte Prozesse für Übertragung und Verarbeitung.

onlinebrief24.de richtet sich an Unternehmen und Organisationen, die ihre physische Geschäftspost digital anstoßen und bestehende Versandprozesse effizienter organisieren möchten.

Für welche Unternehmen eignet sich der Versand nach Deutschland?
Der Service kann insbesondere für Unternehmen interessant sein, die außerhalb Deutschlands ansässig sind und regelmäßig deutsche Empfänger postalisch erreichen müssen.

Dazu zählen beispielsweise internationale Unternehmen mit deutschen Kunden oder Geschäftspartnern, Software- und SaaS-Anbieter, Finanz- und Abrechnungsdienstleister, Hausverwaltungen, Versicherungen oder Verbände.

Statt eigene Druck-, Kuvertier- und Frankierprozesse für den deutschen Markt aufzubauen, kann der Versand zentral über onlinebrief24.de abgewickelt werden.

Briefversand nach Deutschland online organisieren
Wer Briefe aus dem Ausland nach Deutschland versenden möchte, kann den gesamten Prozess digital anstoßen.

Die fertigen Dokumente werden elektronisch übertragen und anschließend für den physischen Versand weiterverarbeitet. So lassen sich bestehende Arbeitsabläufe vereinfachen und verschiedene Übertragungswege flexibel nutzen.

Weitere Informationen zum digitalen Briefversand finden Sie unter onlinebrief24.de

Bei Fragen steht Ihnen unser Team gern per E-Mail unter support@onlinebrief24.de oder telefonisch unter 0800 / 111 4 333 zur Verfügung.

Der digitale Briefversand mit onlinebrief24.de wird noch einfacher: Ab sofort können Geschäftskunden über den Briefversand im Browser nicht nur PDF-Dateien, sondern auch gängige Word- und Textdokumente direkt hochladen.

Damit entfällt ein zusätzlicher Arbeitsschritt. Wer einen Geschäftsbrief beispielsweise in Microsoft Word erstellt, muss das Dokument vor der Übertragung nicht mehr selbst als PDF speichern.

Word-Datei hochladen und direkt weiterarbeiten

Unterstützt werden aktuell die Dateiformate:

• .doc
• .docx
• .dot
• .dotx
• .odt

Nach dem Upload wird das Dokument automatisch für die weitere Verarbeitung konvertiert. Sobald die Konvertierung abgeschlossen ist, steht der Brief wie gewohnt für die weitere Konfiguration zur Verfügung.

Druck- und Versandeinstellungen sowie die anschließenden Schritte des Briefversands bleiben dabei unverändert. Ein Arbeitsschritt weniger im Büroalltag.

Bisher sah der typische Ablauf häufig so aus:

Dokument erstellen → als PDF speichern → PDF hochladen → Brief konfigurieren → versenden

Mit der neuen Funktion wird daraus:

Dokument erstellen → direkt hochladen → Brief konfigurieren → versenden

Gerade bei regelmäßig anfallender Geschäftspost kann so ein zusätzlicher Arbeitsschritt entfallen. Die neue Upload-Funktion steht Ihnen direkt im Browser unter https://www.onlinebrief24.de/briefversand-online zur Verfügung.

Gewerbekunden können damit ihre fertigen Dokumente noch unkomplizierter digital übertragen und den weiteren Briefversand über onlinebrief24.de abwickeln.

Word-Datei fertig? Dann kann der Briefversand direkt beginnen.

Der digitale Briefversand ist in vielen Unternehmen keine Aufgabe einer einzelnen Person. Rechnungen entstehen in der Buchhaltung, Vertragsunterlagen in der Verwaltung und Kundeninformationen im Service. Mit der neuen Benutzerverwaltung von onlinebrief24.de können mehrere Mitarbeitende innerhalb eines gemeinsamen Kundenkontos arbeiten – jeweils mit einem eigenen Zugang.

So lassen sich Zuständigkeiten klar organisieren, ohne Zugangsdaten gemeinsam zu nutzen oder für jeden Mitarbeitenden ein separates Kundenkonto anzulegen.

Eigene Zugänge, gemeinsame Verwaltung
Der ursprüngliche Account-Inhaber ist automatisch der Admin des Kundenkontos. Er kann weitere Benutzer einladen, bestehende Benutzer verwalten sowie Zugänge sperren, entsperren oder löschen.

Jeder eingeladene Benutzer erhält persönliche Login-Daten und kann Briefe eigenständig versenden. Dabei sieht und verwaltet jeder Benutzer ausschließlich die eigenen Versandaufträge. Der Admin behält dagegen den vollständigen Überblick über sämtliche Sendungen innerhalb des gemeinsamen Kundenkontos.

Briefversand über verschiedene Übertragungswege
Die einzelnen Benutzer können den Übertragungsweg verwenden, der am besten zu ihren Arbeitsabläufen passt:

• direkt im Browser
• über den Druckertreiber für Windows und macOS
• über die SFTP-Schnittstelle
• über die REST-API

Beim Versand im Browser können Dokumente direkt im persönlichen Zugang hochgeladen und übertragen werden. Über den Druckertreiber lassen sich Briefe beispielsweise aus Word, einer Buchhaltungssoftware oder einem ERP- beziehungsweise CRM-System versenden.

Für automatisierte Abläufe können Benutzer außerdem die SFTP-Schnittstelle oder einen eigenen API-Zugang verwenden. Die übertragenen Sendungen werden automatisch dem gemeinsamen Kundenkonto zugeordnet. Der jeweilige Benutzer sieht seine eigenen Aufträge, während der Admin alle Sendungen zentral einsehen kann.

Kostenstellen weiterhin flexibel nutzen
Auch bei der Arbeit mit mehreren Benutzern können Kostenstellen wie gewohnt vergeben werden. Sie ermöglichen es, einzelne Versandaufträge beispielsweise einer Abteilung, einem Projekt, einem Standort oder einem Mandanten zuzuordnen.
Benutzerverwaltung und Kostenstellen funktionieren dabei unabhängig voneinander. Ein Benutzer ist nicht fest an eine bestimmte Kostenstelle gebunden und es müssen keine Benutzergruppen eingerichtet werden. Dadurch können Mitarbeitende je nach Auftrag unterschiedliche Kostenstellen verwenden.

Benutzer einzeln oder per CSV anlegen
Neue Benutzer können direkt im Kundencenter einzeln erstellt oder bei einer größeren Anzahl bequem über eine CSV-Datei importiert werden.
Nach dem Anlegen wird automatisch eine Einladung an die hinterlegte E-Mail-Adresse versendet. Über den enthaltenen Aktivierungslink vergibt der neue Benutzer ein persönliches Passwort und kann anschließend mit dem Briefversand beginnen.
Die Benutzerverwaltung steht im eingeloggten Kundencenter ohne vorherige Freischaltung zur Verfügung und ist kostenfrei nutzbar. Admins finden die Funktion unter: Einstellungen > Benutzerverwaltung.

Für Unternehmen und Organisationen mit mehreren Mitarbeitenden
Mit eigenen Zugängen, verschiedenen Übertragungswegen, flexibel nutzbaren Kostenstellen und einer zentralen Verwaltung wird der digitale Briefversand im Team übersichtlicher und einfacher steuerbar.

Jetzt unter onlinebrief24.de im Kundencenter anmelden und die Benutzerverwaltung nutzen.