Der digitale Briefversand ist in vielen Unternehmen keine Aufgabe einer einzelnen Person. Rechnungen entstehen in der Buchhaltung, Vertragsunterlagen in der Verwaltung und Kundeninformationen im Service. Mit der neuen Benutzerverwaltung von onlinebrief24.de können mehrere Mitarbeitende innerhalb eines gemeinsamen Kundenkontos arbeiten – jeweils mit einem eigenen Zugang.
So lassen sich Zuständigkeiten klar organisieren, ohne Zugangsdaten gemeinsam zu nutzen oder für jeden Mitarbeitenden ein separates Kundenkonto anzulegen.
Eigene Zugänge, gemeinsame Verwaltung
Der ursprüngliche Account-Inhaber ist automatisch der Admin des Kundenkontos. Er kann weitere Benutzer einladen, bestehende Benutzer verwalten sowie Zugänge sperren, entsperren oder löschen.
Jeder eingeladene Benutzer erhält persönliche Login-Daten und kann Briefe eigenständig versenden. Dabei sieht und verwaltet jeder Benutzer ausschließlich die eigenen Versandaufträge. Der Admin behält dagegen den vollständigen Überblick über sämtliche Sendungen innerhalb des gemeinsamen Kundenkontos.
Briefversand über verschiedene Übertragungswege
Die einzelnen Benutzer können den Übertragungsweg verwenden, der am besten zu ihren Arbeitsabläufen passt:
• direkt im Browser
• über den Druckertreiber für Windows und macOS
• über die SFTP-Schnittstelle
• über die REST-API
Beim Versand im Browser können Dokumente direkt im persönlichen Zugang hochgeladen und übertragen werden. Über den Druckertreiber lassen sich Briefe beispielsweise aus Word, einer Buchhaltungssoftware oder einem ERP- beziehungsweise CRM-System versenden.
Für automatisierte Abläufe können Benutzer außerdem die SFTP-Schnittstelle oder einen eigenen API-Zugang verwenden. Die übertragenen Sendungen werden automatisch dem gemeinsamen Kundenkonto zugeordnet. Der jeweilige Benutzer sieht seine eigenen Aufträge, während der Admin alle Sendungen zentral einsehen kann.
Kostenstellen weiterhin flexibel nutzen
Auch bei der Arbeit mit mehreren Benutzern können Kostenstellen wie gewohnt vergeben werden. Sie ermöglichen es, einzelne Versandaufträge beispielsweise einer Abteilung, einem Projekt, einem Standort oder einem Mandanten zuzuordnen.
Benutzerverwaltung und Kostenstellen funktionieren dabei unabhängig voneinander. Ein Benutzer ist nicht fest an eine bestimmte Kostenstelle gebunden und es müssen keine Benutzergruppen eingerichtet werden. Dadurch können Mitarbeitende je nach Auftrag unterschiedliche Kostenstellen verwenden.
Benutzer einzeln oder per CSV anlegen
Neue Benutzer können direkt im Kundencenter einzeln erstellt oder bei einer größeren Anzahl bequem über eine CSV-Datei importiert werden.
Nach dem Anlegen wird automatisch eine Einladung an die hinterlegte E-Mail-Adresse versendet. Über den enthaltenen Aktivierungslink vergibt der neue Benutzer ein persönliches Passwort und kann anschließend mit dem Briefversand beginnen.
Die Benutzerverwaltung steht im eingeloggten Kundencenter ohne vorherige Freischaltung zur Verfügung und ist kostenfrei nutzbar. Admins finden die Funktion unter: Einstellungen > Benutzerverwaltung.
Für Unternehmen und Organisationen mit mehreren Mitarbeitenden
Mit eigenen Zugängen, verschiedenen Übertragungswegen, flexibel nutzbaren Kostenstellen und einer zentralen Verwaltung wird der digitale Briefversand im Team übersichtlicher und einfacher steuerbar.
Jetzt unter onlinebrief24.de im Kundencenter anmelden und die Benutzerverwaltung nutzen.