So funktioniert es

Mit onlinebrief24.de versenden Sie Ihre Briefe sehr einfach und intuitiv. Hier erfahren Sie, wie der Dienst funktioniert und welche Funktionen Ihnen zur Verfügung stehen.

Kostenlos anmelden

Sie registrieren sich kostenfrei und unverbindlich, bestätigen Ihre Anmeldung mit dem per E-Mail an Sie gesendeten Freischaltcode und erhalten € 5,- Startguthaben zum Testen gutgeschrieben.

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Kostenfreie Software installieren

Im zweiten Schritt installieren Sie die onlinebrief24.de-Client-Software auf Ihrem Windows oder Mac-OS-X-System. Sie können die Software auch auf beliebig vielen anderen Rechnern installieren, maßgeblich für die Abrechnung ist die Anzahl der Briefe, die Sie über Ihren Benutzernamen versenden.

Installation der Client-Software

Drucker nutzen

Nach Installation der Client-Software stehen Ihnen zwei weitere Drucker zur Verfügung: "Als PDF-Datei speichern", damit Sie aus jeder beliebigen Windows- oder Mac-Anwendung kostenfrei PDF-Dateien erstellen können und „Als Brief versenden“, damit Sie aus jeder beliebigen Anwendung echte Briefe versenden können. Die Option "Als Brief versenden" finden Mac-User unter Datei -> Drucken ->PDF.

onlinebrief24.de-Software als Drucker nutzen

Mehrere Briefe in einem Dokument

Sie können auch mehrere Briefe in einem Dokument an unsere Software übergeben, z.B. den Mahnlauf aus Ihrer Buchhaltungssoftware, Einladungen aus einem Word-Serienbrief, etc.

Die onlinebrief24.de-Software hat drei verschiedene Möglichkeiten zu erkennen, wann ein Brief endet und ein neuer beginnt:

◾„Alles in einem Brief“
bedeutet, dass das gesamte Dokument aus einem zusammenhängenden Brief besteht.

◾„Automatische Erkennung“
Die onlinebrief24.de-Software sucht an der Stelle, wo die Empfängeranschrift zu finden ist, nach einer PLZ. Wird eine mindestens vierstellige Zahl gefunden, beginnt für die Software ein neuer Brief.

◾„Anhand von Trennseiten“
Ist eine automatische Trennung nicht möglich, haben Sie die Möglichkeit bei jedem Briefwechsel eine Leerseite mit dem Text „#BRIEFENDE#“ einzufügen. Wird dieses Trennzeichen erkannt, wird die Trennseite automatisch gelöscht und ein neuer Brief beginnt.

Verschiedene Adress- Erkennungsarten

PDF-Import, Drag & Drop und Hotfolder

Sie haben neben dem Drucken von Dokumenten aus Windows- oder Mac-Anwendungen auch die Möglichkeit, PDF-Dateien zu importieren, per Drag & Drop auf die onlinebrief24.de-Software zu ziehen (nur Windows) oder mit einem Rechtsklick auf die gewünschte PDF-Datei einen Import auszulösen (nur Windows).

Sie können zudem "Hotfolder" (Überwachte Ordner) anlegen (nur Windows). Sobald eine PDF-Datei in diesen Ordner kopiert oder gespeichert wird, beginnt die Verarbeitung automatisch.

PDF-Import, Drag & Drop und Hotfolder

PDF-Dateien als Briefanlage hinzufügen

Zusätzlich zu Ihren Anschreiben können Sie noch eine nahezu unbegrenzte Anzahl an PDF-Dateien als Anlage hinzufügen, wie z.B. AGB, Anfahrtsbeschreibungen, Protokolle, etc. Dies funktioniert natürlich auch beim Versand von Serienbriefen.

​​PDF-Dateien als Briefanlage hinzufügen

Ändern der Druck- und Versandoptionen

Alle eingelesenen Briefe werden vor dem Absenden an unseren Server noch einmal in Listenform angezeigt. Hier können Sie noch die Druck- und Versandoptionen ändern (farbig, s/w, einseitig, doppelseitig, C4-Kuvert, Einschreiben, Zahlschein) oder den Brief löschen. Auch die anfallenden Kosten werden Ihnen hier aufgezeigt. Eine Vorschau des Briefes, inklusive der Ansicht im Kuvert, kann hier ebenfalls darstellt werden. Optional können Sie zudem einen späteren Versandtermin angeben.

Ändern der Druck- und Versandoptionen

Sendungen zusammenfassen

Sind mehrere Briefe mit identischem Empfänger in der Client-Software "Bereit zum Versand", färbt sich der Button "Porto sparen" rot. Hier können Sie sich die "zusammenfassbaren Sendungen" anzeigen lassen und mithilfe des Assistenten mehrere Briefe bündeln. Zudem haben Sie die Option Briefe auch manuell zusammenzufügen (Infinitiv I), indem Sie die gewünschten Empfänger markieren und unter "Markierte bearbeiten" die Position "Zu einer Sendung zusammenfassen" wählen.

Sendungen zusammenfassen

Briefpapier hinterlegen

Sie haben die Möglichkeit, in der onlinebrief24.de-Software Ihre Briefpapiervorlage als PDF-Datei zu hinterlegen. Damit druckt die Software Ihre Briefe automatisch auf Ihr Briefpapier. Sie haben sogar die Möglichkeit, verschiedene Vorlagen zu speichern: Eine Vorlage für die erste Seite und für die Folgeseiten eine andere.

Eigenes Briefpapier hinterlegen

Briefe an den Server übertragen

Sind Sie mit den Optionen und der Vorschau zufrieden, senden Sie die Briefe über eine SSL-verschlüsselte Verbindung an unseren Druckserver. Alle Briefe, die werktags vor 14.00 Uhr auf dem Server eingehen, werden noch am selben Tag bei der Deutschen Post AG eingeliefert. Die Zustellung erfolgt in der Regel (zu ca. 95%) am nächsten Werktag.

Briefe an den Server übertragen

SFTP-Schnittstelle

Unabhängig von der onlinebrief24.de-Software ermöglicht Ihnen unsere SFTP-Schnittstelle, Briefe als PDF manuell oder automatisiert an unseren Server zu übertragen. Ihre Briefe können so beispielsweise direkt aus Ihrer Serveranwendung generiert und automatisch übertragen werden. Zudem können Sie über die Schnittstelle Ihre Sendeprotokolle automatisch herunterladen um sie ggf. weiterzuverarbeiten. Detailliertere Informationen zur Vorgehensweise finden Sie als PDF Download kostenlos in unserer SFTP-Schnittstellen-Dokumentation.

Guthaben aufladen / Monatsrechnung

Ihr Guthaben laden Sie ganz einfach per Lastschrift oder Überweisung auf. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie im "Kunden-Center" (s.u.). Am ersten jeden Monats erhalten Sie automatisch eine Gesamtrechnung für alle Transaktionen aus dem Vormonat per E-Mail für Ihre Buchhaltung.

Kundencenter

Über die Leiste ganz oben auf unserer Webseite können Sie sich mit Ihrem Benutzernamen (E-Mail-Adresse) und Ihrem Passwort in Ihr Kundencenter einloggen. Sie sehen alle bereits an den Server gesendeten Briefe, können Ihr Guthaben aufladen, Rechnungen einsehen und herunterladen und Ihre Stammdaten ändern. Zu versandten Einschreiben steht Ihnen im Kundencenter zudem die Sendungsverfolgung der Deutschen Post AG zur Verfügung.

So geht es!

Noch weitere Fragen?

Häufige Fragen (FAQ)

Hier beantworten wir Ihnen häufig gestellte Fragen zur Abrechnung, Verarbeitung, sowie Fragen zur onlinebrief24.de-Client-Software.

Gerne stehen wir Ihnen auch per E-Mail an support@onlinebrief24.de oder Kontaktformular zur Verfügung. Natürlich auch via Live-Support:

Live-Support

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