Häufige Fragen (FAQ)

Hier beantworten wir Ihnen häufig gestellte Fragen zur Abrechnung, Verarbeitung, sowie Fragen zur onlinebrief24.de-Client-Software.

Fragen zur Abrechnung

Warum ist onlinebrief24.de so günstig?

Mit onlinebrief24.de sparen Sie bis zu 51% Ihrer Material- und Personalkosten. In vielen Fällen sogar mehr. Das können wir durch das gebündelte Briefvolumen unserer Kunden und die daraus resultierenden Einkaufs- und Portorabatte realisieren.

Wir geben die Vorteile an unsere Kunden weiter und können Ihnen dadurch günstige Preise anbieten.

Wir machen keine Abstriche an der Qualität: Wir nutzen nur Papier und Kuverts von Markenherstellern, modernste Drucksysteme mit bis zu 1.200 dpi Druckqualität (im Farbbereich annähernd Offsetdruckqualität) und die Zustellung erfolgt durch die Deutsche Post AG in der Regel (zu ca. 95%) am nächsten Werktag.

Welche Zahlungsmöglichkeiten gibt es?

Die Abrechnung erfolgt auf Guthabenbasis wie bei einem Prepaid-Handy. Ihr Guthaben können Sie via Lastschrift oder Überweisung aufladen. Weitere Informationen finden Sie im Kunden-Center (Login befindet sich über der Navigationsleiste, neben dem Support).

Öffentliche Auftraggeber zahlen monatlich auf Rechnung mit 14 Tagen Zahlungsziel (zzgl. 2% Finanzierungsgebühr auf Postentgelte).

Gibt es ein Limit für den Lastschrifteinzug?

Zu Ihrer und unserer Sicherheit beträgt das Lastschriftlimit € 200,- pro Aufladung.

Benötigen Sie ein höheres Limit, senden Sie uns bitte eine Anfrage an support@onlinebrief24.de.

Ist eine Aufladung erfolgt, können Sie erst fünf Tage später eine neue Aufladung vornehmen. Benötigen Sie mehr Guthaben, haben Sie die Möglichkeit eine Aufladung via Überweisung vorzunehmen. Klicken Sie hierfür im Kunden-Center (Login befindet sich über der Navigationsleiste, neben dem Support) auf "Mein Konto" und anschließend auf "Guthaben per Überweisung aufladen".

Erhalte ich eine Rechnung?

Ja. Sie erhalten am Ersten jeden Monats automatisch eine Rechnung über die Transaktionen des Vormonats per E-Mail (zusätzlich auch auf dem Postweg möglich) als PDF zugestellt. In der Rechnung ist natürlich die Umsatzsteuer ausgewiesen und die Rechnung ist jederzeit im Kunden-Center (Login befindet sich über der Navigationsleiste, neben dem Support) abrufbar.

Erhalte ich eine Aufstellung, an wen ich Briefe gesendet habe?

Ja. Nahezu in Echtzeit wird ein Sendeprotokoll erstellt, dass ähnlich aufgebaut ist, wie ein "Einzelverbindungsnachweis" eines Telefonanbieters. Hier sind das Datum, die Uhrzeit, die Kosten und - wenn das automatische Auslesen möglich war - auch die Empfängeradresse (ggf. verkürzt) dargestellt.

Diese Daten können Sie auch jederzeit direkt in der onlinebrief24.de-Software unter "Bereits versandte Briefe", im Kundencenter (Login befindet sich über der Navigationsleiste, neben dem Support) unter dem Menüpunkt "Meine Briefe" einsehen oder via SFTP-Schnittstelle automatisiert herunterladen und ggf. weiterverarbeiten.

Ich habe ein hohes Briefvolumen. Wird es dadurch noch günstiger?

Ab einem monatlichen Briefvolumen von mindestens 5.000 Briefen erhalten Sie zusätzlich lukrative Mengenrabatte bis zu 20%. Sprechen Sie uns an: support@onlinebrief24.de oder 06152 / 9 98 98 - 24.

Wie kann ich mein Guthaben auszahlen lassen?

Sie können Ihr Restguthaben über das Kunden-Center auf die dort hinterlegte deutsche Bankverbindung kostenfrei auszahlen lassen. Die Überweisung erfolgt drei Werktage nach dem nächsten Rechnungslauf (erster Tag des Folgemonats).

Kostenfreies Startguthaben kann leider nicht ausgezahlt werden.

Fragen zur Verarbeitung

Wo muss die Empfängeradresse stehen?

Damit die Empfängeradresse korrekt im Fenster des Kuverts sichtbar und eine automatische Brieftrennung möglich ist, muss die Empfängeradresse im in der DIN 5008 Typ B definierten Bereich angelegt sein.

Dieser Bereich ist 42mm hoch und 72mm breit, vom linken Rand 20mm und vom oberen Rand 49mm entfernt. Gefalzt werden die Briefe bei 105mm und 210mm, gemessen von der oberen Kante.

Vorlagen im Word- und im PDF-Format stellen wir Ihnen unter Downloads zur Verfügung.

Bei Einschreiben ist zudem zwischen der Absenderadresse und der Empfängeradresse ein Bereich von 20mm Höhe für den Aufdruck des Einschreibecodes der Deutschen Post AG freizuhalten.

Zudem können Sie sich in der onlinebrief24.de-Software über die Vorschau anzeigen lassen, ob alle Details im Kuvertfenster sichtbar sind.

Welche Bereiche müssen frei bleiben?

Neben dem Bereich für die Empfängeradresse, muss der Bereich 1,5cm vom linken und 16,5-18cm vom oberen Rand ebenfalls frei bleiben, da hier ein Datamatrix-Code eingedruckt wird, der garantiert, dass Ihr Brief komplett und in richtiger Reihenfolge beim Empfänger ankommt.

Zudem ist ein weißer Druckrand von ca. 3mm an jeder Kante unabdingbar. Grafiken, Texte, Verläufe, etc. die direkt bis zum Rand angelegt sind, werden "abgeschnitten".

Bei Einschreiben ist zudem zwischen der Absenderadresse und der Empfängeradresse ein Bereich von 20mm Höhe für den Aufdruck des Einschreibecodes der Deutschen Post AG freizuhalten.

Vorlagen und Muster finden Sie auf unter Downloads.

Zudem können Sie sich in der onlinebrief24.de-Software über die Vorschau anzeigen lassen, ob alle Details im Kuvertfenster sichtbar sind.

Welche Vorgaben gibt es für die Empfängeranschrift?

Neben dem fest definierten Bereich, in dem die Anschrift stehen muss (Frage "Wo muss die Empfängeranschrift stehen?"), ist folgendes zu beachten:

  • Maschinenlesbare Schrift (Arial, Univers, Frutiger, Helvetica, etc.)
  • Keine Handschriften, Kursivschriften, Zierschriften, Negativschriften, Konturschriften, schattierte Schriften, Gag-Schriften, etc.
  • Keine Hintergrundfarben/-grafiken
  • Keine Leerzeile zwischen Strasse und Ort
  • Keine Länderkennung (z.B. "D-") vor der PLZ


Eine Absenderzeile mit Ihrer Adresse ist natürlich möglich.

Wie stellen Sie sicher, dass mein Brief nicht mit anderen vermischt wird?

Jeder Bogen eines Briefes erhält einen eindeutigen Datamatrix-Code, der am linken Rand eingedruckt wird. In diesem Code sind alle wichtigen Auftragsinformationen gespeichert. Damit stellen wir sicher, dass Ihre Empfänger auch Ihre Inhalte erreichen und Verwechslungen ausgeschlossen sind.

Wie berechnet sich das Porto und wie viele Bögen passen in ein Kuvert?

In unsere DIN lang-Kuverts können bis zu sechs Bögen kuvertiert werden. Ab sieben Bögen kuvertieren wir Ihre Briefe in C4-Kuverts.

  • Von 1-3 Bögen ist Ihr Brief ein Standardbrief zu € 0,599 (netto)
  • Von 4-6 Bögen ein Kompaktbrief zu € 0,79 (netto)
  • Von 7-96 Bögen ein Großbrief zu € 1,25 (netto)
  • Von 97-196 Bögen ein Maxibrief zu € 2,09 (netto)


Um Porto zu sparen, empfehlen wir Ihnen den Duplexdruck (Vorder- und Rückseitendruck). So passen auf beispielsweise drei Bögen bis zu sechs Seiten und Sie zahlen nur einen Standardbrief zu € 0,599 (netto).

Auslandspost berechnen wir zu den aktuellen Konditionen der Deutschen Post AG netto zzgl. Umsatzsteuer.

Kann ich mein eigenes Briefpapier verwenden?

Bei onlinebrief24.de haben Sie die Möglichkeit, Ihr Briefpapier in der onlinebrief24.de-Software digital als PDF-Datei zu hinterlegen. Alle Druckaufträge werden dann auf diese Vorlage gedruckt. Sie haben auch die Möglichkeit, eine zweite Vorlage für die Folgeseiten zu hinterlegen.

Können Sie Kuverts bedrucken oder unsere eigenen nutzen?

onlinebrief24.de ist so günstig, da die Druckaufträge aller Kunden gebündelt verarbeitet werden. Daher ist die Zuführung von Beilagen, das Bedrucken der Kuverts oder das Nutzen angelieferter Kundenkuverts leider nicht möglich.

Haben Sie mehr als 500 Briefe pro Einlieferung, empfiehlt sich die Verarbeitung nicht über die onlinebrief24.de-Software sondern direkt über unseren hauseigenen Lettershop letterei.de. Dann ist auch die Zuführung von Beilagen, das Bedrucken von Kuverts oder die Nutzung Ihrer Kuverts möglich.

Fordern Sie unverbindlich ein Angebot an: angebote@letterei.de oder rufen Sie uns an: 06152 / 9 98 98 - 0.

Können Sie Beilagen zuführen?

onlinebrief24.de ist so günstig, da die Druckaufträge aller Kunden gebündelt verarbeitet werden. Daher ist die Zuführung von Beilagen, das Bedrucken der Kuverts oder das Nutzen angelieferter Kundenkuverts leider nicht möglich.

Haben Sie mehr als 500 Briefe pro Einlieferung, empfiehlt sich die Verarbeitung nicht über die onlinebrief24.de-Software sondern direkt über unseren hauseigenen Lettershop letterei.de. Dann ist auch die Zuführung von Beilagen, das Bedrucken von Kuverts oder die Nutzung Ihrer Kuverts möglich.

Fordern Sie unverbindlich ein Angebot an: angebote@letterei.de oder rufen Sie uns an: 06152 / 9 98 98 - 0.

Versenden Sie auch Briefe ins Ausland und was ist hierbei zu beachten?

Ja. Auch Briefe ins Ausland können verarbeitet werden. Achten Sie bitte darauf, dass im Empfängerblock in der letzten Zeile unter PLZ und Ort eine offizielle Länderbezeichnung in deutscher oder englischer Sprache hinterlegt ist. Abkürzungen vor der PLZ, wie z.B. AT oder CH sind nicht zulässig.

Bitte beachten Sie, dass Sendungen, die unterhalb der PLZ noch eine weitere Zeile enthalten, automatisch in den Tarif "Ausland" eingestuft werden. Prüfen Sie daher vor dem Absenden der Briefe, ob die korrekte Zone erkannt wurde. Ist dies nicht der Fall, können Sie die Zone in der onlinebrief24.de-Software manuell festlegen.

Eine Liste aller offizieller Länderbezeichnungen können Sie sich hier als PDF- und Excel-Datei herunterladen.

Was ist bei ungerader Anzahl an Seiten beim Duplexdruck zu beachten?

Wählen Sie als Option "Duplexdruck" (beidseitiger Druck auf einem Bogen) und ist die Anzahl der Seiten Ihres Briefes ungerade (z.B. 5 Seiten), dann ist die Rückseite des letzten Bogens zwar leer, muss aber aus produktionstechnischen Gründen als Duplex-Seite berechnet werden.

Nutzen Sie daher die Möglichkeit, die letzte Seite beim Duplexdruck von ungeraden Seiten mit Inhalt zu füllen, da Sie dies keinen Cent mehr kostet.

Wie funktioniert die Trennung der Briefe bei "automatischer Erkennung"?

Drucken Sie mehrere Briefe aus einem Dokument und wählen Sie in der onlinebrief24.de-Software "Automatische Erkennung", sucht die Software innerhalb des Bereiches in dem die Empfängeradresse steht (DIN 5008 Typ B, siehe Frage "Wo muss die Empfängeradresse stehen?") nach einer mindestens vierstelligen Zahl. Wird diese gefunden, geht die Software davon aus, dass dies der Beginn eines neuen Briefes ist und trennt das Dokument an dieser Stelle.

Ist dies nicht korrekt, weil beispielsweise auf einer Folgeseite Ihres Briefes zufällig eine vierstellige Zahl an dieser Stelle vorkommt, ist diese Erkennungsart nicht zu empfehlen. Nutzen Sie hierfür die Möglichkeit der "Erkennung anhand von Trennseiten".

Wie funktioniert die Trennung anhand von Trennseiten?

Drucken Sie mehrere Briefe aus einem Dokument und wählen Sie in der onlinebrief24.de-Software "Erkennung anhand von Trennseiten", fügen Sie bitte als letzte Seite eines jeden Briefes eine Trennseite mit dem Text "#BRIEFENDE#" an.

Bei Word-Serienbriefen geht dies beispielsweise recht einfach, indem Sie im Hauptdokument einfach eine weitere Seite einfügen, bevor Sie den Seriendruck starten.

Diese Trennseite wird natürlich nicht mitgedruckt und auch nicht berechnet, da sie automatisch erkannt und gelöscht wird

Kann ich einen Auftrag stornieren?

Wenn Sie Ihre Briefe gedruckt bzw. an die onlinebrief24.de-Software übergeben haben und noch nicht an unseren Druckserver gesendet haben, können Sie einzelne Briefe in der onlinebrief24.de-Software markieren, Optionen ändern oder komplett löschen.

Haben Sie die Briefe allerdings bereits an unseren Druckserver gesendet, ist ein Löschen des Auftrages leider nicht mehr möglich, da er bereits verarbeitet und abgerechnet wurde.

Im Kundencenter können Sie allerdings Briefe löschen, die Sie zeitversetzt versendet haben und die noch nicht verarbeitet wurden.

Versenden Sie auch Werbemailings als DIALOGPOST?

Über die onlinebrief24.de-Software und die SFTP-Schnittstelle können Sie lediglich "normale", vollbezahlte Briefe versenden.

Möchten Sie ein Werbemailing als DIALOGPOST durchführen, wenden Sie sich bitte an unseren hauseigenen Lettershop letterei.de via E-Mail an angebote@letterei.de oder rufen Sie uns an: 06152 / 9 98 98 - 0.

Fragen zur Software

Gibt es auch eine Linux-Version?

Die onlinebrief24.de-Client-Software ist momentan leider nur für Windows-Betriebssysteme (ab Version Windows XP und ab Windows Server 2008) und Mac OS X verfügbar.

Mit einem SFTP-Client können Sie allerdings betriebssystemunabhängig Briefe an unseren Druckserver übertragen.

Hier finden Sie weitere Informationen zu unserer SFTP-Schnittstelle

Gibt es regelmäßige Software-Updates?

Ja. Jedes Mal nach dem Start der onlinebrief24.de-Software wird automatisch überprüft, ob ein Software-Update zur Verfügung steht. Ist dies der Fall, installiert sich das Update, nach Bestätigung durch Sie, automatisch.

Muss ich mich registrieren, um PDF-Dateien erstellen zu können?

Nein. Um PDF-Dateien aus einer beliebigen Anwendung zu erstellen, müssen Sie sich nicht registrieren und auch keine Zugangsdaten eintragen. Dies ist eine kostenfreie Zusatzleistung der Software.

Erst wenn Sie Briefe versenden möchten, ist eine Registrierung und die Eingabe der Zugangsdaten notwendig.

Gibt es die Möglichkeit, Briefe über Schnittstellen zu übertragen?

Ja. Es steht Ihnen eine SFTP-Schnittstelle zur Verfügung. Hiermit können Sie beispielsweise automatisiert erstellte PDF-Dokumente auf unseren Druckserver übertragen.

Hier finden Sie weitere Informationen zu unserer SFTP-Schnittstelle

Sonstige Fragen

Warum habe ich keinen Aktivierungscode erhalten?

Der Aktivierungscode wird sofort nach Ihrer Anmeldung per E-Mail versendet.

Sollten Sie diese nicht innerhalb weniger Minuten erhalten, ist die E-Mail wahrscheinlich in Ihrem Spam-Filter gelandet oder wurde von Ihrem Mailserver geblockt.

Bitte sehen Sie in Ihrem Spam-Ordner nach oder wenden Sie sich an Ihren Serveradministrator.

Ein Grund kann auch sein, dass Sie beispielsweise durch Tippfehler eine falsche E-Mail-Adresse angegeben haben. Melden Sie sich in diesem Fall bitte nochmals an.

Sind meine Kundendaten und Briefe geschützt?

Ja. Alle personenbezogenen Daten werden über SSL-verschlüsselte Verbindungen an und von unserem Server übertragen.

Als Mitglied im DDV (Deutscher Dialogmarketing Verband e.V.) garantieren wir Ihnen eine Verarbeitung unter Berücksichtigung aller datenschutzrechtlichen Vorschriften.

Unsere Mitarbeiter, die mit Ihren Adressdaten in Kontakt kommen, sind diesen strengen Vorschriften unterworfen und nach dem Bundesdatenschutzgesetz eingehend belehrt und verpflichtet worden.

Wann ist mein Brief beim Empfänger?

Alle Briefe, die werktags (Mo.-Fr.) bis 14.00 Uhr auf unserem Druckserver eingegangen und verarbeitet sind, werden noch taggleich produziert und bei der Deutschen Post AG eingeliefert. Die Briefe werden in der Regel (zu ca. 95%) am nächsten Werktag zugestellt.

Briefe, die Freitags bis 14.00 Uhr eingegangen sind, werden in der Regel am darauffolgenden Samstag zugestellt.

Auslandssendungen nach Süd- und Westeuropa haben eine Laufzeit von ca. 2-5 Werktagen, Sendungen nach Osteuropa ca. 3-10 Werktage und in den Rest der Welt ca. 5- 10 Werktage.

Gibt es Ausnahmen bei der Laufzeit?

Lediglich an gesetzlichen Feiertagen im Bundesland Hessen, an Heiligabend (24.12.), sowie an Silvester (31.12.), können keine Briefe bei der Deutschen Post AG eingeliefert werden. Die Einlieferung erfolgt dann am darauf folgenden Werktag.

Zu jeder Zeit können Sie natürlich weiterhin Briefe über die onlinebrief24.de-Software oder die SFTP-Schnittstelle an unsere Druckserver übertragen.

Was passiert mit einem unzustellbaren Brief?

Damit eine unzustellbare Sendung durch die Deutsche Post AG an Sie zurück gesendet werden kann, ist es erforderlich, dass Ihre Rücksendeanschrift deutlich lesbar oberhalb der Empfängeradresse im Bereich des Sichtfensters positioniert ist.

Ist dies nicht der Fall, wird die entsprechende Sendung entweder direkt von der Deutschen Post AG oder durch uns nach Maßgaben des Datenschutzgesetztes vernichtet.

Bei Auslandssendungen ist zusätzlich ein Rücksendevermerk, in einer im Bestimmungsland bekannten Sprache, hinzuzufügen.

Beispiele:
Deutsch: "Bei Unzustellbarkeit zurück an Absender"
Englisch: "If undeliverable return to sender"
Französisch: "En cas de non-remise renvoyer à l´expéditeur"

Welche Varianten gibt es für Einschreiben?

Für Einschreiben haben Sie folgende drei Möglichkeiten der Zustellung:

Einschreiben Einwurf (+ € 3,15)
Die günstigste Einschreibe-Variante. Hier bestätigt der Zusteller der Deutsche Post AG per Unterschrift die Zustellung in den Briefkasten oder das Postfach des Empfängers.

Einschreiben Standard (+ € 3,50)
Der Zusteller lässt sich den Empfang des Briefes vom Empfänger oder seinem Ehegatten, einem seiner Bevollmächtigten (vom Empfänger schriftlich zu bevollmächtigen), einem Empfangsbeauftragten (z.B. von der Leitung von Haftanstalten, Gemeinschaftsunterkünften, Krankenhäusern, etc. beauftragter Bevollmächtigter) oder einem anderen Empfangsberechtigten (z.B. in den Räumen des Empfängers anwesende Person) per Unterschrift bestätigen. Die Aushändigung an Hausbewohner und Nachbarn ist ausgeschlossen!

Einschreiben Eigenhändig (+ € 5,65)
Die Zustellung erfolgt ausschließlich an den Empfänger persönlich oder einem explizit vom Empfänger zum Empfang von EINSCHREIBEN EIGENHÄNDIG besonders Bevollmächtigten. Auch hier wird die Zustellung durch Unterschrift des Entgegennehmenden dokumentiert.

Alle Preise zusätzlich zum Porto und zzgl. Umsatzsteuer.

Gibt es telefonische Unterstützung?

Unter 06152 / 9 98 98 - 24 stehen wir Ihnen für generelle Fragen zu onlinebrief24.de zur Verfügung.

Bitte haben Sie dafür Verständnis, dass wir technischen Support ausschließlich via Live-Support, über unser Kontaktformular oder per E-Mail an support@onlinebrief24.de zur Verfügung stellen.

In der Regel werden Ihre Anfragen werktags sofort oder spätestens innerhalb von 24 Stunden beantwortet.

Wer steht hinter onlinebrief24.de?

Unser Unternehmen, die letterei.de Postdienste GmbH, ist seit mehr als einem Jahrzehnt auf die Produktion von Briefpost (Werbemailings, Rechnungen, Mahnungen, etc.) spezialisiert, unterhält einen in der Branche vergleichsweise sehr modernen Maschinenpark, der momentan für bis zu 138 Millionen Briefe pro Jahr ausgelegt ist.

Die Verarbeitung von Adressdaten ist Vertrauenssache. Als Mitglied des Deutschen Dialogmarketing Verbandes (DDV) garantieren wir Ihnen eine Verarbeitung unter Berücksichtigung aller datenschutzrechtlichen Vorschriften.

Zusätzlich haben wir die Postlizenz für das gesamte Gebiet der Bundesrepublik Deutschland von der Bundesnetzagentur, Bonn, erhalten.

Unser Unternehmen ist nicht "virtueller" Art. Hier arbeiten Menschen aus Fleisch und Blut, damit Ihre Briefe in erstklassiger Qualität und pünktlich beim Empfänger ankommen. Gerne können Sie uns und unsere Produktion nach Terminvereinbarung besuchen!

Ihre Frage war nicht dabei?
Wir stehen Ihnen gerne per E-Mail an support@onlinebrief24.de, via Live-Support oder Kontaktformular zur Verfügung.

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